Digitalisierung: Abfahrtskontrolle in 20 Sekunden dokumentiert

Die Vergangenheit hat gezeigt, dass bei der MKK Frachtdienste GmbH die erledigten Kontrollen oft nicht ordnungsgemäß dokumentiert werden konnten. Wie bei vielen mittelständigen Unternehmen standen sie vor der Herausforderung, Mitarbeiter zur sachgemäßen Protokollierung anzuhalten. Bei den Führerscheinkontrollen beispielsweise sollte der Teamleiter den Führerschein erst kopieren und abheften – stattdessen wurde oft das formale Dokument lediglich am Fahrzeug überprüft. Daraus entstanden Datenlücken, denn schriftlich erfasst wurden die Daten dieses Checks nicht. Geschäftsführer Michael Mlynarczyk war unzufrieden und machte sich auf die Suche nach einer modernen Alternative zur strukturierten Datenerfassung. Eigenständig und so schlank wie möglich hat er mit Hilfe von smapOne eine App erstellt, deren Funktionsweise er schnell allen Mitarbeitern vermitteln und sie so zeitnah für den Einsatz implementieren konnte. Die Dateneingabe funktioniert standardisiert und bequem über das Smartphone oder Tablet. Dabei hat er noch viele weitere Szenarien im Kopf. Mit smapOne glaubt er perspektivisch noch viel weiter gehen zu können. Die Aufnahme von Transportschäden, die Schadensaufnahme bei Unfällen oder ein Auftragstool für Fahrer können die Unternehmens-Prozesse sicher noch weiter optimieren. Damit sieht Mlynarczyk die Chance, besonders kleine Probleme schneller zu lösen: So glaubt er das Berufsfeld allgemein attraktiver machen sowie Mitarbeitermotivation und Effizienz steigern zu können.

Nach der Implementierung – die Verbesserungen
Beim Bauen der App war es Mlynarczyk wichtig, so wenig Informationen wie möglich in einem Vorgang dokumentieren zu müssen; zum Beispiel: Foto des Führerscheins, Datum, Uhrzeit, Standort, Unterschrift des Teamleiters sowie des Fahrers.
Mit der App von smapOne erfassen die Fahrer und Teamleiter der MMK Frachtdienste GmbH jetzt alle Informationen vollständig digital – nichts kann mehr vergessen werden oder abhandenkommen. Der Dokumen-tationsaufwand konnte auf ein Minimum reduziert werden und vereint gleichzeitig die Vorteile von Gründlichkeit, Schnelligkeit und Komfort. Die Fahrer sind jetzt in der Lage, eine Abfahrtskontrolle innerhalb von 20 Sekunden zu dokumentieren und direkt ins Büro zu übermitteln. Dazu kommt außerdem die Einsparung von Papier, denn die ausgedruckten Papierformulare sind durch die App überflüssig geworden.

Die Funktionsweise der App
Die neuen digitalen Lösungen haben sich für die MMK Frachtdienste GmbH hervorragend in den Betriebsablauf eingefügt. Wenn ihm Mitarbeiter Änderungswünsche für die eigenen Apps mitteilen, passt Mlynarczyk diese sofort an und entwickelt sie über die Features von smapOne weiter – und das ohne Programmierkenntnisse! Mithilfe des Feedbacks seiner Mitarbeiter konnte Mlynarczyk die Formulare auf das Wesentliche fokussieren. Nicht benötigte Bausteine wurden nach kurzen Tests dann einfach wieder aus den Apps gelöscht. Für die Ladungssicherung muss einmal im Jahr eine Unterweisung stattfinden. Nicht jede Abfahrt wird kontrolliert, aber es werden Stichproben gemacht. Dafür müssen folgende Faktoren aufgenommen werden: Name, Tournummer, Teamleiter, Datum, Uhrzeit, Standort, Foto, Nachrichtenfunktion/Ton bei Bedarf, Häkchen setzen "Wurde unterwiesen" und bei Bedarf eine Sternebewertung. Stimmt bei der Kontrolle etwas nicht, kann mithilfe der smapOne-Lösung überprüft werden, wann die letzte Unterweisung stattgefunden hat und ob bereits Fahrten korrekt durchgeführt wurden. Ist alles korrekt von Statten gegangen, reduziert sich das eventuelle Bußgeld der Beteiligten. So hilft der flexible App-Baukasten allen. Auch anfangs skeptische Mitarbeiter sind mittlerweile von der unkomplizierten Nutzung der smapOne App begeistert. "Denn, wenn ein Tool so selbsterklärend und simpel zu bedienen ist, hat keiner mehr eine Ausrede, es nicht zu nutzen", resümiert Mlynarczyk.

Über smapOne
smapOne ist das digitale Spielzimmer für erfolgreiche Unternehmen! Mit smapOne digitalisieren Unternehmen spielerisch ihre Prozesse – flexibel, effizient und rasend schnell. Die App holt talentierte und umtriebige Mitarbeiter in die smapOne-Umgebung, um sie zu neuen Machern zu entwickeln. Jeder kann mit Bausteinen probieren und nichts kann kaputt gehen. Am Ende des Tages sind es Unternehmen selbst und zufriedenere Mitarbeiter, die eigene Ideen in Apps umgesetzt haben. So clever ist es, mit smapOne Prozesse zu vereinfachen.

Über MMK Frachtdienste GmbH
Die MMK Frachtdienste GmbH sind für mehrere namenhafte Speditionen und Logistikunternehmen als Kurier tätig und haben sich als Partner des DPD in deren Systempartnergebiet in der Dortmunder City und GLS als Partner in Unna, Kamen und Fröndenberg einen Namen gemacht. Unter anderem haben sie während der FIFA WM 2006 als ausgesuchter Kurierdienst die FIFA-Stadien und die FIFA-Fan-Feste vertrauensvoll beliefert. Einige Montagefirmen nutzen den flexiblen 24h-Kurierservice, um ihre Monteure schnell zu beliefern, ebenso wie einige Industriefirmen, um termingerecht zu handeln. Die fest angestellten Mitarbeiter sind bestens geschult und hoch motiviert. Seit Juni 2018 sind die MMK Frachtdienste GmbH mit der Tochterfirma MMK Logistik als Berater und Coachingunternehmen im KEP-Bereich und im Bereich der "letzten Meile" aktiv, dazu gehört unter anderem die Beratung von Automobilherstellern und Firmen rund um den auftraggebenden Bereich der Kurier-, Express- und Paketdienste.